Que peut-on acheter avec le budget de fonctionnement du CSE ? On vous dit tout !

Que peut-on acheter avec le budget de fonctionnement du CSE ? Avez-vous déjà douté face à une dépense ? Achat d’un ordinateur, abonnement internet, frais de déplacement… Peut-on vraiment tout financer ?

La gestion du budget du comité social et économique doit respecter des règles précises pour éviter abus de confiance et sanctions financières.

Dans cet article, nous vous expliquons comment utiliser votre budget de fonctionnement, quelles fournitures sont permises, et comment gérer votre excédent annuel en toute conformité.

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Qu’est-ce que le budget de fonctionnement du CSE ?

Le budget de fonctionnement du CSE, appelé aussi budget AEP (Activités Économiques et Professionnelles) est une enveloppe financière destinée à couvrir les dépenses liées aux attributions financières du comité des entreprises de plus de 50 salariés. Comprendre son rôle précis est essentiel avant de penser à son utilisation.

Définition et rôle du budget de fonctionnement 

Le budget de fonctionnement du Comité Social et Économique a un objectif clair : permettre aux élus de remplir leurs attributions économiques sans dépendre financièrement de l’employeur.

Grâce à ce budget, le CSE dispose des moyens nécessaires pour exercer ses missions en toute autonomie.

Il couvre l’analyse économique de l’entreprise, la préparation des consultations, la gestion interne du comité et le développement des compétences des membres élus.

Bon à savoir 💡

Ces ressources financières visent exclusivement à soutenir l’autonomie professionnelle des Institutions Représentatives du Personnel (IRP), en garantissant les moyens matériels, humains et documentaires nécessaires.

Montant et calcul du budget AEP

Le montant du budget AEP est fixé par l’article L2315-61 du Code du travail et dépend de la taille de l’entreprise.

L’employeur verse cette provision financière qui est calculée sur la masse salariale brute annuelle.

Attention⚠️

La masse salariale brute exclut certaines indemnités (par exemple, celles liées au chômage partiel). Un contrôle régulier est recommandé pour garantir un versement correct.

Quelle est la différence entre le budget de fonctionnement et le budget ASC ?

La séparation entre le budget de fonctionnement et le budget des Activités Sociales et Culturelles est impératif pour éviter toute irrégularité.

• Le budget des activités économiques et professionnelles finance exclusivement les activités économiques : frais de gestion interne, consultations obligatoires, expertises juridiques ou comptables, formations, déplacements liés aux missions.
• Le budget ASC du CSE, quant à lui, est dédié aux avantages sociaux : chèques-cadeaux, billetterie, subventions de voyages ou activités culturelles.

En cas de doute, un conseil juridique spécialisé peut vous aider à valider la bonne affectation des ressources et la ventilation de vos dépenses.

Utiliser cette subvention de fonctionnement pour offrir des avantages aux salariés constitue une infraction grave pouvant entraîner une sanction pénale pour abus de confiance (article 314-1 du Code pénal).

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Que peut-on acheter avec le budget de fonctionnement ?

Le budget de gestion du CSE permet d’acheter tout ce qui est nécessaire au fonctionnement interne du comité : fournitures de bureau, assurance responsabilité civile, expertises juridiques, formations des élus et frais de communication institutionnelle.

Matériel bureautique et équipements pour le CSE

Lorsqu’on se demande que peut-on acheter avec le budget de fonctionnement du CSE, l’achat de matériel pour l’activité quotidienne du CSE figure en priorité parmi les dépenses autorisées. Faisons le point !

Les représentants du personnel doivent financer eux-mêmes :

• Fournitures de bureau : stylos, papier, cartouches d’encre, enveloppes, dossiers, classeurs.
• Courrier : affranchissement des courriers ou frais postaux.
• Téléphonie et internet : frais d’abonnement et de communication téléphonique et internet indépendant de celui de l’entreprise.

S’agissant des équipements du local CSE : dans les entreprises de plus de 50 salariés, l’employeur met à la disposition des membres de l’instance représentative du personnel un local aménagé et le matériel nécessaire à l’exercice de leurs fonctions (article L2315-25 du Code du travail).

La circulaire du 6 mai 1983, BO ministère du Travail n° 83/2324 précise qu’il s’agit de :

• L’installation d’une ligne téléphonique répondant aux règles de confidentialité : (soc., 6 avril 2004, n° 02-40498), de matériel de dactylographie et de photocopie.
• Les équipements habituels de bureaux : bureau, chaises, armoires pouvant fermer à clé.
• Un ordinateur équipé de logiciels permettant le traitement de texte, une imprimante et un accès à internet.

Notons que le local du CSE doit être fourni gratuitement par l’employeur. Si les locaux ne sont pas fonctionnels, l’employeur commet un délit d’entrave, Cour de cassation, chambre criminelle, 26 janvier 2016, n° 13-85770.

Dans tous les cas, l’utilisation du budget AEP doit rester strictement dédiée aux besoins administratifs et professionnels de la délégation du personnel.

Le saviez-vous ? 💡

Dans les entreprises de moins de 50 salariés, l’employeur fournit uniquement aux membres de la délégation du personnel du CSE un local adapté à leurs missions, notamment pour tenir leurs réunions (article L2315-20).

Si le Code du travail n’impose pas à l’employeur de fournir le matériel aux élus CSE, le bon sens commande de mettre à leur disposition, a minima : chaises, bureaux, armoires, ordinateurs, imprimante…

Prestations extérieures et expertises

Parmi les postes classiques répondant à la question que peut-on acheter avec le budget de fonctionnement du CSE, le recours à des experts-comptables ou juridiques est fréquent.

Pour assurer leurs missions, les élus du personnel peuvent faire appel à des prestataires spécialisés :

• Experts-comptables indépendants pour contrôler les comptes de l’entreprise ou du comité.
• Avocats spécialisés en droit social, pour une assistance juridique en cas de contentieux, d’alerte ou de consultation sur des projets importants.
• Rédacteurs professionnels pour la rédaction et la mise en forme des procès-verbaux des réunions plénières du CSE.

 Bon à savoir 💡

Lorsqu’une expertise porte sur les orientations stratégiques ou en cas de consultation ponctuelle (par exemple en cas de droit d’alerte), le CSE doit financer 20 % des honoraires de l’expert. Le reste est pris en charge par l’employeur (Article L2315-80 du Code du travail).

Dans les autres cas, c’est à la direction de s’en acquitter totalement (Cass. soc., 5 avril 2023 n° 21-23.428).

Communication institutionnelle 

La communication vers les salariés sur l’activité économique de l’IRP est aussi financée par cette enveloppe budgétaire :

• Création et maintenance d’un site internet dédié uniquement aux missions économiques et professionnelles du comité.
• Supports de communication : newsletters, affichages d’information sur les consultations ou les droits des salariés.
• Affiches internes pour informer sur les PV, le fonctionnement de l’institution du personnel, les résultats d’enquêtes ou de consultations.

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Vous organisez la communication et la gestion de votre CSE ? Pensez à adopter un règlement intérieur conforme au Code du travail.

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Formations des élus

Le budget de fonctionnement permet de prendre en charge des formations des membres de l’institution représentative dès leur prise de fonction ou en cours de mandat pour renforcer leur expertise.

En pratique, vous pouvez utiliser ce budget pour financer les formations :

• Économique et sociale visée à l’article L2315-63 : indispensable pour comprendre les comptes de l’entreprise, ses orientations stratégiques, ainsi que le droit du travail applicable.
• Du trésorier du CSE : pour maîtriser la comptabilité, la gestion des budgets et l’établissement des rapports financiers.
• Du secrétaire de l’instance du personnel : pour apprendre à organiser les réunions, rédiger les procès-verbaux et assurer la communication interne.
• Des représentants de proximité : prévues par accord collectif, elles renforcent leur capacité à suivre les conditions de travail et la sécurité au quotidien.
• En droit social : pour mieux connaître les droits des salariés et de l’organe représentatif du personnel.
• En communication : pour améliorer l’information interne aux collaborateurs (affiches, newsletters, site internet).

Attention ⚠️

Certaines formations ne peuvent pas être financées avec le budget de fonctionnement.

En effet, contrairement à la formation économique, les stages relatifs à la Santé, Sécurité et Conditions de Travail (SSCT) doivent impérativement être prises en charge par l’employeur.

Il s’agit d’une obligation légale prévue par le Code du travail (article L2315-18).

Déplacements et frais liés aux missions du CSE

Les élus peuvent engager des frais de déplacement pour :

• Participer à des formations professionnelles agréées.
• Assister à des salons spécialisés (exemple : salons CSE, salons des représentants du personnel).
• Rencontrer d’autres CSE dans le cadre de réseaux inter-comités.

Les frais couverts incluent :

• Billets de transport (train, avion selon la distance).
• Hébergement sur place.
• Repas et restauration.

Le saviez-vous ? 💡

Les déplacements liés aux réunions plénières obligatoires sont à la charge de l’employeur (Cass. soc., 10 octobre 2002, n° 01-03.336).

Documentation et abonnements professionnels

Les élus peuvent également investir dans des ressources documentaires pour mieux exercer leur mandat :

• Achat d’ouvrages juridiques : Code du travail, encyclopédies du droit du travail, guides pratiques RH.
• Abonnements : revues spécialisées (ex. : Les Échos, Liaisons Sociales), accès à des bases de données juridiques ou financières.
• Logiciels : comptabilité, gestion…

En résumé 💡

Que peut-on acheter avec le budget de fonctionnement du CSE ?

Voici un tableau récapitulatif des achats autorisés par le budget AEP

Ce que l’on ne peut pas acheter avec le budget des activités économiques et professionnelles

Répondre à la question « que peut-on acheter avec le budget de fonctionnement ? » suppose également de préciser ce qu’il est interdit de financer par ce biais.

Ce budget est strictement réservé à l’exercice des missions économiques et professionnelles du comité. Il ne peut en aucun cas être utilisé pour financer des avantages aux salariés ni pour contribuer aux œuvres sociales.

Activités sociales et avantages interdits

Le budget des activités économiques et professionnelles ne peut jamais être utilisé pour servir à financer :

• Des sorties collectives, voyages ou événements festifs.
• Des tickets de cinéma, bons d’achat ou cartes-cadeaux.
• Des chèques-cadeaux distribués au personnel.
• Des prestations de loisirs, de vacances, réductions sur des services ou produits.
• Des abonnements à des sites internet proposant l’accès à des Activités Sociales et Culturelles pour les salariés.

Toutes ces dépenses relèvent uniquement du budget social (ASC).

Achat d’objets publicitaires

Même floqués avec le logo du CSE, les objets publicitaires distribués aux salariés (mugs, stylos, sacs, goodies) ne peuvent pas être financés par le budget de fonctionnement.

Un objet publicitaire est considéré comme un avantage en nature. Il doit donc obligatoirement être financé par le budget dédié aux ASC.

Dépenses personnelles ou injustifiées

Le budget AEP ne doit jamais couvrir :

• Les frais personnels des élus (déjeuners personnels, trajets sans lien avec une mission).
• L’achat de matériel non destiné aux activités du CSE.
• La rémunération d’élus pour des missions qui ne sont pas directement rattachées à leurs prérogatives et rôles.

Attention ⚠️

Utiliser le budget de fonctionnement à mauvais escient vous expose à des risques juridiques sérieux.

Ces abus peuvent entraîner des sanctions pour abus de confiance (article 314-1 du Code pénal) et un redressement URSSAF.

Quels sont les risques en cas de mauvaise utilisation du budget AEP ?

La mauvaise utilisation du budget de fonctionnement expose le CSE à des risques lourds : sanctions pénales, redressement URSSAF, perte de crédibilité.

Abus de confiance

Dépenser les fonds du budget des activités économiques et professionnelles pour autre chose que les missions des membres élus peut être considéré comme un abus de confiance.

L’article 314-1 du Code pénal précise que :« L’abus de confiance est puni de trois ans d’emprisonnement et de 375 000 euros d’amende. »

Cela concerne par exemple l’achat de cadeaux, le financement de voyages (Cass. soc.,16 octobre 1997, n° 96-86.231) ou de prestations sociales sur ce budget.

Attention ⚠️

Le simple fait d’utiliser une somme, même modeste, en dehors de l’objet du budget constitue une infraction, sans qu’il soit nécessaire de prouver une intention frauduleuse.

Redressement URSSAF

En cas d’utilisation détournée du budget de fonctionnement, le CSE s’expose à un redressement URSSAF.

Si une dépense est assimilée à un avantage offert aux salariés (par exemple, des objets publicitaires), elle peut être réintégrée dans l’assiette des cotisations sociales. Cela entraîne alors le paiement rétroactif des charges sociales.

Bon à savoir 💡

Une exonération des cotisations est possible uniquement si :

• Elle est prévue dans une loi ou un décret.
• Elle est tolérée administrativement. (instruction ministérielle du 17 avril 1985)
• Ou enfin si l’avantage est versé à titre de secours.

C’est le cas pour les chèques-cadeaux, bons d’achat, etc., si le montant total ne dépasse pas 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale (PMSS) par salarié et par an.

En cas de dépassement ou de non-conformité, des majorations et des pénalités financières peuvent lourdement impacter le budget du CSE.

Atteinte à la crédibilité et conflits internes

Un mauvais usage des ressources financières du comité altère la confiance entre :

• Les élus du CSE et les salariés.
• Le CSE et l’employeur.
• Les membres entre eux.

Une perte de crédibilité nuit à l’efficacité du CSE dans l’exercice de ses missions et peut fragiliser son action sur le long terme.

Le saviez-vous ? 💡

Un élu ou même l’employeur peut saisir le juge pour demander le remboursement des sommes utilisées irrégulièrement. Ce qui n’est pas le cas pour les salariés (Cass. crim., du 16 octobre 1997, n° 96-86.231).

Comment bien gérer sa subvention de fonctionnement ?

Bien gérer le budget de fonctionnement du CSE, c’est garantir l’efficacité de l’instance et la conformité de ses dépenses.

Planifier et budgétiser les dépenses

Un budget maîtrisé commence par une planification rigoureuse :

• Établir une prévision budgétaire annuelle claire.
• Prioriser les dépenses essentielles : formations, honoraires, équipements.
• Prévoir une part pour les dépenses exceptionnelles (expertises, assistance juridique).

Un budget réaliste permet d’éviter l’excédent non utilisé et les transferts compliqués en fin d’année.

Suivre les dépenses avec rigueur

Un suivi budgétaire précis est indispensable :

• Utiliser un tableau de bord financier pour enregistrer chaque dépense.
• Catégoriser systématiquement les dépenses selon leur nature.
• Séparer les comptes bancaires dédiés aux budgets CSE.
• Vérifier régulièrement que les fonds engagés respectent bien la loi.

 Astuce pratique 📌

N’hésitez pas à réaliser un point budgétaire lors de chaque réunion plénière pour anticiper d’éventuels ajustements.

Le président du CSE n’a pas la main sur les finances, mais son rôle reste central dans la mise en œuvre des décisions adoptées.

Anticiper la gestion des excédents

Quand il reste un reliquat à la fin de l’exercice, 3 solutions s’offrent au CSE :

Seul l’excédent de l’année N peut être transféré, pas les reliquats des années précédentes.

S’entourer d’experts en cas de doute

Pour sécuriser la gestion du budget, il est recommandé de :

• Faire appel à un expert-comptable pour l’audit des comptes.
• Solliciter un conseiller juridique spécialisé CSE pour les dépenses complexes.
• Se former en continu pour anticiper les évolutions légales.

Bon à savoir 💡

La formation Trésorier CSE peut fortement faciliter la gestion des budgets au quotidien.

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