Les 7 étapes préalables pour élire les membres CSE de votre entreprise

Votre entreprise atteint 11 salariés pendant 12 mois consécutifs ? Il est alors obligatoire de préparer les élections professionnelles pour mettre en place (ou renouveler) votre Comité Social et Économique (CSE). Cette étape permet d’élire les membres du CSE, garantissant ainsi la représentation du personnel et le respect du dialogue social.

Mais attention : une seule erreur peut tout remettre en cause. Un calcul erroné de l’effectif, une répartition incorrecte des sièges, un protocole d’accord préélectoral (PAP) contesté…et vous risquez l’annulation du scrutin, des recours devant le tribunal judiciaire ou la DREETS, et une carence électorale.

Pour éviter cela, voici les 7 étapes à connaître pour organiser un scrutin conforme :

• Définir le périmètre électoral et calculer l’effectif de l’entreprise.
• Déterminer le nombre de sièges à pourvoir.
• Informer les salariés et les organisations syndicales représentatives.
• Établir les listes électorales et recueillir les candidatures.
• Fixer le nombre et la répartition des collèges électoraux.
• Négocier et établir le protocole d’accord préélectoral (PAP).
• Organiser la propagande électorale.

Une mauvaise organisation expose l’employeur à des sanctions, des contentieux, et peut entraîner l’absence de représentants du personnel.

Une fois élus, les membres du CSE devront être formés pour comprendre leur rôle, leurs missions et leurs droits. Chez FV Formation, organisme agréé, nous accompagnons les élus du CSE à travers des formations ludiques et pratiques pour les aider à remplir pleinement leur mandat.

Découvrez dans cet article les 7 étapes essentielles pour préparer vos élections du personnel sans erreurs et garantir une mise en place du CSE conforme aux exigences du Code du travail.

Pour bien préparer les élections professionnelles, il est essentiel de commencer par définir le périmètre électoral et vérifier si l’entreprise atteint le seuil des 11 salariés requis. Ces éléments impactent directement la mise en place de votre CSE et la représentation de votre personnel.

Définir le périmètre électoral : entreprise unique, établissement distinct ou UES

On parle de périmètre électoral pour désigner l’entité au sein de laquelle les élections professionnelles sont organisées. Il dépend de la structure de l’entreprise :

• Entreprise unique → Par défaut, le CSE est mis en place au niveau de l’entreprise en tant qu’unité juridique. Toutes les élections se déroulent donc à cette échelle.
• Établissements distincts → Dans les entreprises comportant plusieurs établissements distincts, il est possible de constituer des CSE d’établissement, chacun étant chapeauté par un CSE central.

Bon à savoir 💡 :

Un établissement est considéré comme distinct s’il dispose d’une autonomie suffisante en matière de gestion du personnel, notamment en ce qui concerne le recrutement, l’organisation du travail et la discipline.

• Unité Économique et Sociale (UES) → Lorsque plusieurs entreprises juridiquement distinctes présentent une unité économique et sociale, elles peuvent être regroupées sous une même entité pour les élections professionnelles. 

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Calculer l’effectif de l’entreprise

Une entreprise est obligée d’organiser des élections du CSE dès lors que son effectif atteint 11 salariés, en équivalent temps plein, pendant 12 mois consécutifs.

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Le seuil doit être atteint chaque mois pendant 12 mois d’affilée. Si l’effectif descend sous ce seuil avant la fin des 12 mois, le compteur est remis à zéro.

Pour calculer l’effectif de l’entreprise, il faut tenir compte des :

• Salariés comptabilisés intégralement (1 salarié = 1 unité)
  • Salariés en CDI à temps plein (même en période d’essai ou préavis).
  • Travailleurs à domicile.
  • Mandataires sociaux ayant un contrat de travail.
• Salariés comptabilisés au prorata de leur temps de travail
  • Salariés à temps partiel ➝ pris en compte selon leur nombre d’heures travaillées.
  • Salariés en CDD pour accroissement temporaire d’activité ➝ comptabilisés selon leur durée de présence sur les 12 derniers mois.
  • Salariés en CDD saisonnier ➝ comptabilisés au prorata de leur présence.
  • Salariés en contrat intermittent ➝ comptabilisés au prorata de leur temps de travail.
  • Salariés mis à disposition par une entreprise extérieure (ex. intérimaires) ➝ comptabilisés si présents depuis plus de 12 mois dans les locaux de l’entreprise.

Sont, en revanche, exclus du calcul de l’effectif :

• Salariés en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation.
• Salariés en contrat unique d’insertion (CUI), contrat d’accompagnement dans l’emploi (CAE).
• Mandataires sociaux sans contrat de travail.
• Salariés mis à disposition par une autre entreprise qui ne travaillent pas dans les locaux de l’entreprise pendant plus de 12 mois.
• Stagiaires et travailleurs handicapés en ESAT.

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La 2ème étape pour mettre en place les élections professionnelles est de fixer le nombre de membres du CSE. 

Il faut tenir compte pour cela de l’effectif total de l’entreprise (on se base sur l’effectif des salariés en temps plein). 

Bon à savoir 💡

Ce calcul prend en compte l’effectif atteint à la date prévue pour le premier tour du scrutin

(Cass soc 5 février 2020 n° 19-13.550).

C’est l’article R. 2314-1 du Code du travail qui détermine, en fonction de l’effectif, le nombre de membres CSE à élire. Nous vous en fournissons un extrait. Le Code du travail comptabilise les entreprises jusqu’à 10000 salariés.

À retenir 📌

• Le nombre de titulaires est systématiquement égal au nombre de suppléants.
• Plus l’effectif est élevé, plus le nombre de membres du CSE augmente.
• Chaque membre titulaire bénéficie d’un crédit d’heures de délégation pour exercer ses missions.

Une fois le nombre de sièges du CSE déterminé, l’employeur doit officiellement informer les salariés de la mise en place des élections du personnel et inviter les organisations syndicales à négocier le protocole d’accord préélectoral (PAP).

Informer les salariés de l’organisation des élections professionnelles

L’information des salariés constitue le point de départ officiel du processus des élections des délégués du personnel.

Elle permet à chacun de connaître :

• La date envisagée du 1ᵉʳ tour du scrutin.
• Le nombre de membres du CSE à élire.
• Les étapes du processus électoral.

L’information doit être effectuée par tout moyen permettant de garantir une date certaine. Plusieurs options sont possibles :

• Affichage sur les panneaux officiels de l’entreprise.
• Envoi d’un e-mail à l’ensemble du personnel salarié.
• Publication sur l’intranet ou le réseau social interne de l’entreprise.

Cette communication doit être réalisée au moins 90 jours avant la date prévue du premier tour des élections.

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Inviter les organisations syndicales représentatives à négocier le protocole d’accord préélectoral (PAP)

Les organisations syndicales sont invitées en même temps que l’information aux salariés à :

• Négocier le protocole d’accord préélectoral (PAP) qui fixe les règles du scrutin.
• Présenter des listes de candidats aux élections du CSE.

Conformément à l’article L2314-5 du Code du travail, l’employeur doit inviter :

↪ Par courrier : lettre remise en main propre contre signature ou envoi par LRAR :

• Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise ou l’établissement ;
• Les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise ou l’établissement. Soit au délégué syndical désigné dans l’entreprise, soit directement à l’organisation syndicale représentative l’ayant désigné (Cass. soc.7 novembre 2018, n° 17-60.283).
• Les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national ou interprofessionnel : CFDT, CGT, FO, CFE-CGC, CFTC.

↪ Par tout moyen : 

• Les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, légalement constituées depuis au moins 2 ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise ou l’établissement concernés.

L’invitation aux syndicats doit être transmise au moins 15 jours avant la réunion de négociation du PAP, conformément à l’article L. 2314-5 du Code du travail.

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L’oubli ou le retard dans l’envoi des invitations peut entraîner l’annulation des élections, obligeant l’employeur à reprendre tout le processus électoral depuis le début.

Planifier les élections des représentants du personnel implique d’établir des listes électorales conformes aux exigences légales et de garantir un processus de candidature équitable et transparent. 

Cette étape permet de définir qui peut voter et se présenter au scrutin, en respectant les règles de représentativité et de parité.

Voyons donc les critères d’éligibilité des électeurs et des candidats au CSE.

Constituer les listes électorales

Les listes électorales regroupent les électeurs ayant le droit de vote aux élections du Comité Social et Économique (CSE). L’employeur est tenu d’établir ces listes en respectant des conditions légales strictes.

Qui peut voter aux élections du CSE ?

Pour être inscrit sur la liste électorale, un salarié doit remplir 3 conditions :

✔ Avoir 16 ans révolus à la date du premier tour de scrutin.
✔ Travailler dans l’entreprise depuis au moins 3 mois sans interruption.
✔ Ne pas faire l’objet d’une interdiction de vote (ex. condamnation pénale).

Bon à savoir 💡

Les intérimaires et les salariés mis à disposition d’une autre entreprise peuvent être électeurs s’ils travaillent dans l’entreprise depuis au moins 12 mois consécutifs.

Comment établir les listes électorales ?

L’employeur doit dresser les listes électorales en précisant :

• Le nom de chaque salarié électeur.
• Son âge.
• Son ancienneté au sein du collège électoral.

Les listes électorales sont valables pour les 2 tours de scrutin. Elles ne peuvent être modifiées entre les tours.

Quand afficher les listes électorales ?

Les listes électorales doivent être affichées dans l’entreprise au moins 4 jours avant le premier tour pour permettre aux salariés et aux organisations syndicales de vérifier leur conformité.

Dépôt des candidatures

Seuls certains salariés peuvent se présenter aux élections professionnelles du comité.

Qui peut se présenter au CSE ?

Pour être éligible au CSE, un salarié doit respecter 3 critères (article L2314-19 du Code du travail) : 

• Avoir 18 ans révolus à la date du premier tour de scrutin.
• Avoir au moins 1 an d’ancienneté dans l’entreprise.
• Ne pas avoir de lien direct avec l’employeur (ex. conjoint, ascendant, descendant, frère ou sœur).

Exceptions ❌

Les intérimaires et les salariés mis à disposition d’une autre entreprise ne peuvent pas se porter candidats.

Quelles sont les règles de constitution des listes de candidats ?

• Principe de représentation équilibrée femme / homme
  

Les listes de candidats aux élections du CSE doivent respecter la parité homme-femme, conformément à la répartition des salariés dans chaque collège électoral. 

• Candidatures individuelles et listes syndicales
  
  • Un salarié peut se présenter en candidat libre s’il n’appartient à aucun syndicat.
  • Les syndicats représentatifs peuvent déposer des listes de candidats.

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Seuls les candidats inscrits sur une liste syndicale peuvent se présenter au 1ᵉʳ tour de scrutin. Au second tour, les candidatures étant libres, tout salarié éligible peut le faire.

Modalités et délais de dépôt des candidatures aux élections du CSE

Le PAP (ou l’employeur) fixe les modalités et la date limite de dépôt des candidatures.

Sauf mention contraire dans l’accord préélectoral, les listes de candidats mentionnent :

• Le nom et prénom des candidats.
• Leur collège électoral.
• Leur statut : titulaire ou suppléant.
• Le respect de la représentation équilibrée entre hommes et femmes.
• Le nom du syndicat s’il se présente sur une liste syndicale.

Bon à savoir 💡

• Les candidatures doivent être déposées par écrit et signées par les candidats.
• En cas de retrait d’un candidat après dépôt de la liste, la liste n’est pas modifiable.

Après avoir déterminé le nombre total de sièges à pourvoir lors des élections professionnelles du Comité Social et Économique (CSE), il faut procéder à leur répartition entre les collèges électoraux.

Cette étape garantit une représentation équitable des différentes catégories de salariés.

Définir les collèges électoraux selon les catégories professionnelles

Les collèges électoraux sont des groupes de salariés définis en fonction de leur catégorie socioprofessionnelle.

La répartition des électeurs au sein des collèges électoraux est encadrée par les articles L2314-11 et L2314-12 du Code du travail. Elle varie en fonction du nombre de salariés et de leur catégorie professionnelle.

Entreprises de moins de 25 salariés : 1 collège unique

Dans les entreprises de moins de 25 salariés, un seul collège électoral est constitué, regroupant l’ensemble des salariés.

Entreprises à partir de 25 salariés : 2 collèges électoraux

À partir de 25 salariés, les électeurs sont répartis en 2 collèges électoraux :

• 1ᵉʳ collège : ouvriers et employés
• 2ᵉ collège : techniciens, agents de maîtrise, ingénieurs et cadres

Entreprises où les ingénieurs et cadres sont au moins 25 : 3 collèges électoraux

Lorsque le nombre d’ingénieurs et cadres atteint au moins 25 salariés, un 3ᵉ collège est ajouté :

• 1ᵉʳ collège : ouvriers et employés
• 2ᵉ collège : techniciens et agents de maîtrise
• 3ᵉ collège : ingénieurs et cadres

Si le nombre d’ingénieurs et cadres est inférieur à 25, ils restent intégrés au 2ᵉ collège.

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Répartir les sièges dans les collèges électoraux

Une fois les collèges électoraux établis, la répartition des sièges du CSE doit être effectuée en fonction du nombre de salariés dans chaque collège.

Les sièges doivent être répartis en fonction du poids de chaque collège dans l’effectif total de l’entreprise.

La répartition des sièges entre les différentes catégories de personnel et la répartition du personnel dans les collèges électoraux sont déterminées dans le PAP.

À défaut d’accord, c’est l’inspection du travail qui déterminera la répartition des salariés et des sièges dans les différents collèges (Article L2314-13 du Code du travail).

Recours en cas de désaccord sur la répartition des sièges

Si une organisation syndicale ou un groupe de salariés estime que la répartition des sièges ne reflète pas la composition réelle des effectifs, ils peuvent saisir le tribunal judiciaire avant le premier tour du scrutin.

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En cas de déséquilibre avéré, le juge judiciaire peut annuler l’élection et imposer une nouvelle répartition des sièges.

Une étape clé pour organiser les élections professionnelles CSE est la rédaction du protocole d’accord préélectoral (PAP), qui fixe les modalités du vote.

Il est régi par les articles L2314-5 à L2314-10 du Code du travail. C’est un accord collectif négocié entre l’employeur (ou son représentant) et les organisations syndicales représentatives de l’entreprise.

Il définit les modalités d’organisation des élections professionnelles, notamment la répartition des sièges et des électeurs.

Qui négocie le protocole d’accord préélectoral (PAP) ?

L’employeur doit obligatoirement inviter les organisations syndicales représentatives à négocier le PAP.

Les syndicats signataires sont ceux qui ont été invités à la négociation, soit :

• Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise ou l’établissement ;
• Les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise ou l’établissement.
• Les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national ou interprofessionnel : CFDT, CGT, FO, CFE-CGC, CFTC.
• Les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, légalement constituées depuis au moins 2 ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise ou l’établissement concernés.

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Si l’employeur omet un syndicat représentatif, le scrutin peut être annulé en justice.

Quel est le contenu du protocole d’accord préélectoral (PAP) ?

Le PAP définit notamment :

➡️ Répartition des sièges et des électeurs entre les collèges électoraux

↳ Article L. 2314-13 du Code du travail et L.2314-11 du Code du travail

➡️ Nombre des collèges électoraux

↳ 2 ou 3 collèges selon les circonstances.

➡️ Proportion d’hommes et de femmes composant chaque collège électoral

↳ articles L.2314-13 du Code du travail et L. 2314-30 du Code du travail)

➡️ Modalités de déroulement du vote et d’organisation des opérations électorales

↳ article L.2314-28 du Code du travail

Le vote a lieu au scrutin secret sous enveloppe. Le PAP fixe :

• Date du scrutin.
• Mode de scrutin : Vote à l’urne, vote électronique ou vote par correspondance (Article L. 2314-26 du Code du travail)
  Dans ce cas, il doit faire mention de la conclusion d’un accord autorisant le recours au vote électronique et préciser le nom du prestataire choisi.
• Horaires et lieux de vote.
• Moyens matériels : Installation d’isoloirs, documents, urnes, bulletin…
• Règles de propagande électorale : tracts, affichage des candidatures…
• Composition du bureau de vote et des assesseurs.
• Règles de dépouillement et proclamation des résultats.

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Pour être valable, le PAP conclu entre l’employeur et les organisations syndicales doit être signé à la double majorité. Certains points requièrent toutefois l’unanimité des signataires.

La propagande électorale permet aux organisations syndicales, aux listes de candidats et aux électeurs de s’informer sur les programmes et d’échanger autour du scrutin. 

Toutefois, son organisation est strictement encadrée par le Code du travail pour garantir l’égalité entre tous les candidats et assurer la régularité des opérations électorales.

Qui peut faire campagne aux élections CSE ?

La propagande électorale est réservée : 

• Aux syndicats représentatifs ayant déposé une liste électorale pour le premier tour.
• Aux candidats libres, uniquement à partir du second tour en cas d’absence de liste syndicale.
• Aux représentants du personnel sortants, qui peuvent communiquer sur leur bilan.

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L’employeur n’a pas le droit d’interférer dans la propagande électorale. Toute influence ou pression de sa part pourrait être considérée comme un délit d’entrave, passible de sanctions judiciaires.

Quels sont les moyens autorisés pour la propagande électorale ?

Les listes de candidats disposent de plusieurs outils pour informer les électeurs :

• Affichage sur les panneaux dédiés aux élections, mis en place par l’employeur.
• Distribution de tracts (physiques ou numériques) aux salariés.
• Réunions électorales organisées pendant le temps de travail (sous certaines conditions).
• E-mails et communication via l’intranet de l’entreprise.
• Utilisation des réseaux sociaux internes, sous réserve de respecter la neutralité du scrutin.
• Tout autre moyen fixé dans le PAP.

Bon à savoir 💡

L’accès aux outils numériques de l’entreprise (messagerie, intranet) doit être accordé de manière équitable à toutes les organisations syndicales et listes candidates. Toute discrimination peut entraîner une contestation et l’annulation du scrutin.

Quand prend fin la campagne électorale ?

La campagne de propagande électorale prend fin la veille du premier tour, conformément à l’article L49 du Code électoral.

À partir de cette date et jusqu’au dépouillement du scrutin, il est interdit de : 

• Distribuer ou faire distribuer des bulletins, circulaires et autres documents ;
• Diffuser ou faire diffuser par tout moyen de communication au public par voie électronique tout message ayant le caractère de propagande électorale ;
• Procéder, par un système automatisé ou non, à l’appel téléphonique en série des électeurs afin de les inciter à voter pour un candidat ;
• Tenir une réunion électorale.

Le scrutin est terminé, les résultats de l’élection professionnelle sont proclamés, mais l’essentiel commence maintenant. Vos représentants du personnel doivent être prêts à défendre les salariés, à dialoguer avec l’employeur et à prendre des décisions qui comptent. Sans formation, ils risquent d’être rapidement dépassés.

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Car préparer les élections professionnelles, c’est aussi anticiper la suite !