En résumé
Le remboursement des frais de déplacement des élus CSE est à la charge de l’employeur pour les réunions obligatoires et missions légales, tandis que les autres dépenses passent par le budget du comité.
Les frais doivent être justifiés, le temps de trajet est payé comme du travail effectif et un refus injustifié peut constituer un délit d’entrave, sanctionné jusqu’à 7 500 €.
Remboursement des frais de déplacement des élus CSE : pourquoi avancer vos propres frais de repas, transport ou hébergement alors qu’ils sont liés à votre mandat ?
Ces dépenses ne doivent jamais peser sur les membres du CSE.
Selon les cas, l’employeur est tenu de couvrir vos déplacements professionnels (réunions obligatoires, droit d’alerte, accompagnement d’un salarié à un entretien préalable…), tandis que d’autres dépenses passent par le budget de fonctionnement du Comité Social et Économique.
Avec les bons justificatifs, vous garantissez une prise en charge conforme aux règles du Code du travail.
Voici l’essentiel sur le remboursement des frais de déplacement des élus CSE.
Remboursement des frais de déplacement des élus CSE : qui paie quoi ?
Les frais engagés par un représentant du personnel pour l’exercice de son mandat ne peut pas rester à sa charge. L’employeur doit couvrir les déplacements liés aux réunions obligatoires et aux missions légales, tandis que les autres frais relèvent du budget du CSE.
Frais obligatoirement pris en charge par l’employeur
Chaque fois que vous êtes convoqué par l’employeur, vos frais professionnels doivent être indemnisés (Cass. soc., 29 mai 2024, n° 22-16.433).
Cela inclut le transport, la restauration et, si nécessaire, l’hébergement.
Les cas les plus fréquents où l’employeur est tenu de payer sont les :
- Réunions plénières ordinaires et extraordinaires du CSE.
- Réunions de la CSSCT.
- Réunions à la demande motivée de 2 représentants du personnel, sur les questions de santé, de sécurité ou de conditions de travail.
- Réunions liées à un accident du travail ou à un événement grave.
- Réunions demandées à la majorité des membres du CSE.
- Accompagnement d’un salarié lors d’un entretien préalable.
- Formations obligatoires en santé sécurité.
Les règles de remboursement des frais de déplacement des élus CSE concernent aussi les délégués syndicaux lorsqu’ils participent à des réunions convoquées par l’employeur.
Bon à savoir
La Cour de cassation (26 mai 2015, n°13-22.866) confirme que le remboursement des frais de déplacement des élus CSE par l’employeur doit couvrir les dépenses réelles et justifiées.
Même si vous utilisez votre voiture personnelle au lieu d’un train, le remboursement reste dû dès lors qu’il n’y a pas d’abus.
Frais exclus et couverts par le budget du CSE
Tous les frais ne pèsent pas sur l’employeur. Certains déplacements professionnels, bien que nécessaires, sont financés par le budget de fonctionnement du comité.
C’est le cas notamment pour :
- Les réunions préparatoires entre élus du CSE.
- Les rendez-vous avec un expert-comptable, avocat ou prestataire.
- Les réunions des commissions internes au CSE lorsque ces séances ne sont pas obligatoires ou organisées par l’employeur (Soc. 17 octobre 2018, n°17-13256).
Utiliser la subvention de fonctionnement pour financer des repas dans des restaurants haut de gamme ou des déplacements non justifiés expose le CSE à un contrôle de l’URSSAF.
Le saviez-vous ?
Une dépense engagée par un membre du CSE doit être validée par un vote en réunion plénière ou prévue par le règlement intérieur du CSE. Sinon, le remboursement peut être refusé, et l’élu devra assumer lui-même la dépense.
Temps de trajet et rémunération des élus du CSE
Au-delà des frais, se pose la question du temps passé en déplacement. Là encore, les juges sont clairs : il s’agit de temps de travail effectif (Conseil d’État, 30 décembre 2003, n° 252545).
- Si le trajet se déroule pendant vos heures de travail habituelles, votre salaire est maintenu.
- Si le déplacement dépasse votre trajet domicile-travail et a lieu en dehors de vos horaires, ce temps est payé et peut générer des heures supplémentaires ( soc., 27 janvier 2021, n°19-22.038).
À retenir
Vos déplacements pour assister aux réunions du CSE ne doivent jamais être déduits de vos heures de délégation. Ils sont rémunérés comme du temps de travail effectif.
Tableau récapitulatif : qui prend en charge le remboursement des frais de déplacement des élus CSE ?
Quels frais de déplacement des élus CSE sont indemnisés ?
Le remboursement des frais de déplacement des élus CSE varie selon la nature des dépenses : transport, repas, hébergement. Les membres du comité ne doivent subir aucune perte de rémunération dans le cadre de leurs missions.
Frais de transport, de déplacement et de circulation
Les frais de transport sont remboursés par l’employeur lorsqu’ils concernent une réunion obligatoire ou une mission légale (y compris lorsqu’il s’agit de se rendre à un comité central).
Cela inclut :
- Les transports en commun : train (2ᵉ classe), métro, bus, (avion = si justifié : Cass soc., 20 févr. 2002, n° 99-44760).
- L’utilisation d’un véhicule personnel : remboursement sur la base du barème kilométrique URSSAF.
- Les frais annexes : stationnement, péages, taxi ou covoiturage si nécessaires.
Bon à savoir
Si l’employeur met un véhicule de service à disposition, il peut refuser de rembourser un trajet effectué en voiture personnelle.
Frais de repas et d’hébergement remboursables
Quand le déplacement dépasse la simple journée de travail, les repas et nuitées nécessaires sont couverts par l’employeur. Cela vaut pour :
- Les réunions obligatoires convoquées par l’employeur.
- L’accompagnement d’un salarié à un entretien préalable.
- Les formations en santé, sécurité et conditions de travail (SSCT).
Le remboursement se fait sur justificatifs dans des limites raisonnables. Un repas de restaurant classique est accepté, mais un dîner gastronomique sans nécessité professionnelle peut être refusé.
Attention
Toutes les formations ne donnent pas droit à cette prise en charge.
La formation économique des élus est financée via le budget de fonctionnement du CSE et non par l’employeur. Les frais de restauration et d’hébergement liés à cette dernière doivent donc être votés par le comité.
Tableau récapitulatif : remboursement des frais de déplacement des élus CSE → quelles dépenses ?
Comment obtenir le remboursement des notes de frais CSE ?
Pour faciliter le remboursement des frais de déplacement des élus CSE, chaque note de frais doit être complète et accompagnée des justificatifs nécessaires. Sans ces éléments, l’employeur peut refuser la prise en charge, même si le déplacement est lié au mandat.
Notes de frais et justificatifs
Chaque dépense doit être tracée et appuyée par un justificatif :
- Billets de transport (train, avion, métro, bus).
- Tickets de carburant et péages pour les trajets en véhicule personnel.
- Factures d’hôtel et de restaurant si le déplacement nécessite un repas ou une nuitée.
Bon à savoir
La note pour obtenir le remboursement des frais de déplacement des élus CSE doit préciser la date, la destination, le motif du déplacement ainsi que le montant engagé.
Les copies scannées sont acceptées si l’entreprise le prévoit, mais il est toujours judicieux de conserver l’original.
Barème kilométrique URSSAF
Lorsque vous utilisez votre véhicule personnel, le remboursement s’appuie sur le barème kilométrique URSSAF. Celui-ci varie selon :
- La puissance fiscale du véhicule.
- Le nombre de kilomètres parcourus.
L’entreprise peut appliquer ce barème ou prévoir une grille interne. Dans tous les cas, les frais doivent refléter les coûts réels et rester proportionnés.
Rappel
Le droit du travail impose à l’employeur de prendre en charge les frais liés aux formations SSCT sur la base d’un billet de train en seconde classe et du coût réel des repas et de l’hébergement.
Délais et procédures internes à respecter
Chaque entreprise définit ses propres délais pour la remise des notes de frais. La règle la plus courante est 30 jours maximum après le déplacement.
Pour éviter tout litige lors de votre demande :
- Consultez le règlement intérieur du CSE ou l’accord collectif en lien.
- Respectez les délais imposés pour la remise des notes de frais.
- Utilisez le modèle officiel de note de frais si l’entreprise en a prévu un.
- Gardez une copie de tous vos justificatifs.
Un frais présenté hors délai peut être refusé, même s’il est légitime.
Tableau récapitulatif : comment obtenir le remboursement des frais de déplacement des élus CSE ?
Que faire en cas de refus d’indemnisation des frais de déplacements ?
Un refus injustifié peut porter atteinte aux droits des élus CSE. Plusieurs moyens existent pour faire valoir vos droits : dialogue, mise en demeure, recours.
Dialogue et mise en demeure de l’employeur
La première étape reste toujours le dialogue. Si vos frais sont refusés, demandez par écrit les raisons de ce refus.
Souvent, un simple échange clarifie la situation : oubli de justificatif, dépassement de délai, mauvaise interprétation des règles.
Si l’employeur persiste, vous pouvez lui adresser une mise en demeure formelle rappelant ses obligations légales. Une mise en demeure écrite peut en effet suffire à débloquer la situation sans recours externe.
Mentionnez :
- La date et la nature du déplacement.
- Le montant réclamé.
- La jurisprudence ou l’article du Code du travail
Recours à l’inspection du travail ou aux prud’hommes
Si le désaccord persiste, vous avez 2 voies :
- L’inspection du travail, qui peut intervenir rapidement pour rappeler à l’employeur ses obligations.
- Le conseil de prud’hommes, si le litige entraîne un préjudice financier ou répété.
Rappelons que les juges considèrent que le temps de trajet et les frais engagés pour des réunions convoquées par l’employeur doivent être intégralement pris en charge. En cas de refus, l’élu peut obtenir un remboursement rétroactif.
Délit d’entrave
Refuser de prendre en charge des frais diligentés par les représentants du personnel convoqués régulièrement peut être assimilé à un délit d’entrave (Cour de cassation, chambre criminelle, 22 novembre 2005, n° 04-87.451).
Ce délit est défini comme toute action visant à limiter les moyens d’action d’une délégation du personnel, dont sa liberté de déplacement (= elle peut, en effet, se déplacer et circuler librement en vertu de l’article L2315-14).
Les sanctions encourues par l’employeur sont lourdes :
- Jusqu’à 7 500 € d’amende (article L2317-1).
- Une peine de prison en cas de récidive.
- Et surtout, une remise en cause de la légitimité de ses décisions.
Pour invoquer le délit d’entrave, vous devez démontrer un refus répété ou volontaire de remboursement, pas une simple erreur administrative ponctuelle.
Tableau récapitulatif des recours en cas de refus de remboursement des frais de déplacement des élus CSE
3 conseils pour faciliter le remboursement des frais de déplacement des élus CSE
Anticiper les litiges quant au remboursement des frais de déplacement des élus CSE passe par une bonne organisation. Voici 3 conseils pratiques pour sécuriser vos demandes et fluidifier la gestion des frais.
1. Intégrer des clauses précises dans le règlement intérieur du CSE
Le règlement intérieur CSE n’est pas qu’un cadre de fonctionnement, il peut aussi définir les modalités et conditions de remboursement des frais de déplacement des élus CSE.
Prévoyez :
- Les types de frais couverts.
- Les plafonds applicables.
- Les justificatifs obligatoires.
Bon à savoir
Une clause écrite protège les élus comme l’employeur, car elle limite les contestations ultérieures.
2. Fixer des plafonds raisonnables pour les repas, nuitées et trajets
La transparence évite les tensions internes et avec la direction. Définir des limites de remboursement dès le départ permet d’éviter les excès.
Par exemple :
- Un montant maximum par repas.
- Une fourchette pour les nuitées d’hôtel.
- Une préférence pour le train plutôt que l’avion si le trajet est court.
Attention
Un remboursement peut être refusé si le juge estime que la dépense est excessive ou injustifiée.
3. Centraliser les justificatifs et former les élus à la gestion des frais
Un suivi rigoureux simplifie tout. En centralisant les notes de frais et en formant les élus aux procédures, vous réduisez le risque de rejet.
Conseils pratiques :
- Utilisez un logiciel ou un tableau partagé.
- Conservez systématiquement copies et scans.
- Organisez une session annuelle pour rappeler les règles applicables.
Une bonne organisation interne permet de fluidifier le remboursement des frais de déplacement des élus CSE et d’éviter les litiges.
FAQ
Quelle est la liberté de déplacement des membres du CSE ?
Les élus disposent d’une liberté de circulation dans et hors de l’entreprise ou lieu de travail pour exercer leur mandat, sans perte de rémunération.
Qui rembourse les frais de déplacement des élus du CSE ?
Les frais pour se rendre aux réunions obligatoires ou celles convoquées par l’employeur sont à sa charge. Les autres frais (préparatoires, rencontres d’experts, etc.) relèvent du budget de fonctionnement du CSE.
L’employeur rembourse-t-il les frais de déplacement pour une formation ?
Oui, l’employeur doit rembourser les frais de déplacement du CSE pour la formation en santé, sécurité et conditions de travail (SSCT). En revanche, la formation économique est financée via le budget de fonctionnement du CSE.
Quel est le montant admissible pour les frais de repas ?
Aucun plafond légal n’existe. Les frais doivent rester raisonnables et justifiés. Les plafonds URSSAF servent souvent de référence en entreprise.
Comment demander un remboursement de frais ?
Le remboursement des frais de déplacement des élus CSE se fait sur présentation d’une note de frais précisant la date, le motif et accompagnée des justificatifs (billets, factures, tickets).
