En résumé
Assister un salarié lors d’un entretien disciplinaire est un droit que vous devez garantir en tant qu’élu CSE.
Vous devez vérifier la convocation, vous assurer que la procédure disciplinaire est respectée et soutenir le salarié sans prendre sa place.
Votre rôle est de sécuriser l’entretien et d’éviter toute irrégularité dans la procédure.
Assister un salarié lors d’un entretien disciplinaire, est-ce un simple droit formel ou un véritable soutien ?
La réponse est claire : c’est un droit prévu par le Code du travail, permettant au salarié convoqué d’être accompagné par un membre du CSE, un délégué syndical ou un conseiller du salarié.
Votre rôle est d’apporter une assistance du salarié face à l’employeur, de vérifier la régularité de la lettre de convocation et de sécuriser la procédure disciplinaire.
Ce guide vous explique pas à pas comment préparer, intervenir et rédiger un compte rendu après l’échange.
Tout pour assister un salarié lors d’un entretien disciplinaire.
Comment assister un salarié lors d’un entretien disciplinaire en tant qu’élu CSE ?
Un élu CSE qui doit assister un salarié lors d’un entretien disciplinaire doit connaître son rôle précis : contrôler la procédure, accompagner le salarié face à l’employeur et sécuriser la défense sans parler à sa place.
Ce que dit le Code du travail sur l’accompagnement d’un salarié
Le code du travail (articles L1232-2 à L1232-4) encadre ce droit.
- L’employeur a l’obligation de convoquer le salarié par lettre recommandée ou remise en main propre.
- Le courrier de convocation doit préciser le droit d’être assisté par une personne de son choix appartenant au personnel.
- En l’absence d’instance représentative, le salarié peut recourir à un conseiller du salarié, inscrit sur une liste arrêtée par la préfecture.
Bon à savoir
L’entretien préalable à une éventuelle sanction disciplinaire ou un licenciement pour motif personnel (faute lourde ou grave) doit se tenir au moins 5 jours ouvrables après réception de la convocation. Ce délai est prévu pour permettre au salarié de préparer sa défense avec son accompagnant.
Comprendre votre positionnement en tant qu’élu du personnel
Vous n’êtes pas l’avocat du salarié, mais son soutien. Votre mission :
- Rassurer et expliquer la procédure disciplinaire.
- Vérifier que les droits du salarié sont respectés.
- Intervenir de façon mesurée pendant l’entretien.
Le saviez-vous ?
Si l’employeur tente de limiter votre rôle, cela peut constituer un délit d’entrave.
Ce que le salarié attend concrètement de la présence d’un élu CSE
Un salarié convoqué est souvent stressé. Votre présence permet :
- D’apporter un regard neutre et objectif.
- De l’aider à répondre aux reproches de l’employeur.
- De prendre des notes en vue d’un compte rendu.
Attention
Vous ne parlez pas à la place du salarié. Vous intervenez pour compléter, reformuler ou demander des précisions. Le salarié reste l’acteur principal de l’entretien.
Qui peut accompagner un salarié convoqué pour un entretien lié à une sanction ?
Assister un salarié lors d’un entretien disciplinaire peut se faire avec un membre du CSE, un collègue ou un conseiller du salarié, selon la situation de l’entreprise.
Ce que dit la loi sur les personnes autorisées à accompagner un salarié
La règle est simple : le salarié peut se faire assister par une personne appartenant au personnel de l’entreprise (article L1232-4 du Code du travail).
Cela inclut :
- Un membre du CSE – pas le président du CSE qui est l’employeur – souvent sollicité pour son expérience.
- Un collègue de travail, choisi librement.
- Un délégué syndical, si une section syndicale existe.
Si l’entreprise ne dispose pas de représentants du personnel, le salarié peut recourir à un conseiller du salarié. Celui-ci figure sur une liste arrêtée par la préfecture, consultable en mairie, auprès de l’Inspection du travail ou encore sur le site internet de la DREETS.
Cet assistant exerce gratuitement sa mission et bénéficie d’une protection légale spécifique contre les représailles.
Vous êtes syndiqué ?
Consultez nos articles pour connaître vos droits :
L’élu peut-il refuser d’endosser ce rôle ?
Vous n’êtes pas juridiquement obligé d’accepter, mais dans les faits, le refus d’assister un salarié lors d’un entretien disciplinaire ou plus largement une procédure de licenciement peut créer un malaise.
Beaucoup de salariés considèrent les élus comme leurs interlocuteurs naturels dans les moments difficiles.
En tant qu’élu CSE, votre accompagnement :
- Montre que vous défendez les droits collectifs.
- Rassure le salarié dans un moment de forte pression.
- Vous permet de jouer un rôle actif dans le dialogue social.
Le saviez-vous ?
Le temps passé pour accompagner un salarié est intégré dans vos heures de délégation. Quant à l’entretien, ce temps est rémunéré, donc sans perte de rémunération.
L’employeur doit également prendre en charge les frais liés au déplacement et/ou repas éventuel (Cass. Soc. 3 mars 2004, n°01-43579).
Un salarié peut-il choisir un conseiller extérieur alors que le CSE existe ?
Non. C’est une erreur fréquente. Un salarié peut croire qu’il a toujours le choix de recourir à une personne extérieure. Or, ce droit n’existe que dans les entreprises sans CSE.
Dans une entreprise avec Comité Social et Économique :
- L’assistance doit être assurée par un collègue, un élu ou un délégué syndical.
- L’employeur est en droit de refuser la présence d’un conseiller du salarié
Si l’employeur refuse un assistant du salarié pourtant légalement autorisé (par exemple un membre du CSE ou un collègue de l’entreprise), la procédure disciplinaire peut être déclarée irrégulière devant le Conseil de prud’hommes.
Tableau : qui peut assister un salarié lors d’un entretien disciplinaire ?
Comment préparer efficacement l’accompagnement du salarié à un entretien préalable à une sanction ?
Avant d’assister un salarié lors d’un entretien disciplinaire, l’élu CSE doit préparer sa mission. Cela passe par la vérification de la convocation, l’échange avec le salarié et la connaissance du cadre disciplinaire.
Vérifier les points de conformité de la lettre de convocation
Lorsque l’employeur envisage une sanction ou une rupture du contrat de travail, la convocation à un entretien préalable est la première étape de la procédure. Elle doit respecter des règles légales strictes prévues par le Code du travail.
- Elle doit être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou remise en main propre contre-décharge.
- Le salarié doit disposer d’un délai de 5 jours ouvrables entre la réception et l’entretien.
- La lettre doit mentionner clairement la possibilité pour le salarié d’être assisté par une personne de son choix (collègue, représentant du personnel, ou conseillers du salarié en l’absence de comité).
- L’objet doit préciser qu’il s’agit d’un entretien préalable à une éventuelle sanction ou à un licenciement.
Attention
Une convocation imprécise ou remise hors délai peut constituer une irrégularité de procédure exploitable devant le conseil de prud’hommes.
S’entretenir avec le salarié : faits, contexte, stratégie
Votre rôle commence par l’écoute. Avant l’entretien, vous devez comprendre le point de vue du salarié.
- Lui demander ce qu’il sait ou devine des faits reprochés et/ou de la sanction envisagée, si l’employeur n’a rien renseigné.
- Identifier s’il existe des preuves, des mails, des échanges ou des témoins.
- Clarifier l’historique : antécédents disciplinaires, avertissements passés, contexte relationnel avec le management, indices d’un éventuel harcèlement moral pour lequel vous disposez d’un droit d’alerte.
- Discuter de l’attitude à adopter pendant l’entretien : prendre la parole, rester factuel, éviter les justifications maladroites.
Bon à savoir
Le salarié peut demander à consulter son dossier personnel auprès du service RH, ce qui peut donner des indications utiles (évaluations, avertissements précédents).
Les droits de l’assistant du salarié pour accéder à des informations utiles avant l’entretien
Même si vous ne connaissez pas encore les faits précis, vous pouvez préparer l’entretien en étudiant le cadre légal et interne.
- Analyser la convocation : c’est souvent la seule pièce officielle disponible avant l’entretien.
- Consulter le règlement intérieur et la convention collective : ces textes précisent l’échelle des sanctions possibles et les règles disciplinaires applicables dans l’entreprise.
- Anticiper les points de vigilance : proportionnalité entre les faits et la sanction, respect des délais, mentions obligatoires dans la décision finale.
- Préparer des questions à poser à l’employeur pour lever les zones d’ombre pendant l’entretien.
Vous n’avez pas le droit d’accéder au dossier disciplinaire complet avant l’entretien.
Le saviez-vous ?
Dans les entreprises de plus de 50 salariés, le règlement intérieur doit obligatoirement définir les fautes et les sanctions. Si une sanction n’y figure pas, elle peut être contestée.
Quelle attitude adopter pendant l’échange avec l’employeur ?
L’élu qui vient assister un salarié lors d’un entretien disciplinaire doit adopter une posture équilibrée : soutien actif sans remplacer la parole du salarié.
Prendre la parole sans empiéter sur le rôle du salarié
Le salarié reste au centre de l’entretien. Vous n’êtes pas son avocat mais son appui.
- Laisser le salarié s’exprimer en premier.
- Intervenir pour demander des précisions ou reformuler.
- Veiller à ce que le ton de l’échange reste respectueux.
Les bons réflexes à adopter : écouter, noter, reformuler
Vous devez rester attentif et précis. Prendre des notes est indispensable pour garder une trace fidèle des propos.
- Noter les reproches formulés par l’employeur.
- Relever les éléments factuels apportés par le salarié.
- Reformuler à voix haute si un point paraît flou ou contradictoire.
Ces notes peuvent servir à rédiger un compte rendu ou à contester une sanction devant le conseil de prud’hommes.
Rappelons que vous êtes tenu à un devoir de discrétion à l’égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur (article L2315-3 du Code du travail).
Gérer les situations délicates ou potentiellement déséquilibrées
Un entretien peut vite devenir tendu, surtout lorsqu’une sanction lourde (mise à pied ou licenciement pour faute) est envisagée.
Vous devez garder votre calme et protéger le salarié d’un déséquilibre.
- Si l’employeur multiplie les accusations, rappeler que l’entretien n’est pas une enquête mais un échange contradictoire.
- Si le salarié s’emporte, intervenir pour apaiser la discussion.
- Refuser toute pression ou intimidation, tout en restant professionnel.
Attention
La présence de plusieurs représentants de l’employeur face au salarié peut créer un climat oppressant. La jurisprudence rappelle que l’entretien doit rester équitable (Cass. soc., 25 mars 2010, n°07-43.384).
L’employeur ne peut se faire accompagner que par une personne de l’entreprise, et non, par exemple, par un avocat (Cass. soc., 22 février 2006, n° 04-43.636) ni un huissier (Cass. soc., 30 mars 2011, n° 09-71.412).
Que faire après l’entretien en tant que représentant du personnel ?
Une fois l’échange terminé, votre rôle d’élu CSE ne s’arrête pas. Vous devez accompagner le salarié dans les suites possibles de la procédure et sécuriser son droit à la défense.
Synthétiser la réunion : que faut-il consigner par écrit ?
Rédiger un compte rendu clair permet de garder une trace fidèle des échanges.
- Notez les faits reprochés, les réponses du salarié et les arguments de l’employeur.
- Mentionnez la date, l’heure et les personnes présentes.
- Restez objectif, sans ajouter de jugement.
Un compte rendu signé peut servir de preuve devant le conseil de prud’hommes si le salarié conteste la sanction.
En cas d’irrégularité, quelles suites donner ?
Si la convocation ou la procédure présente une anomalie (dépassement du délai de 2 mois pour sanctionner un fait, ou 5 jours pour l’entretien non respecté, absence de mention du droit d’être assisté…), vous pouvez le signaler au salarié. Celui-ci pourra :
- Contester, après notification, la sanction ou le licenciement devant le conseil de prud’hommes.
- Invoquer l’irrégularité de procédure pour demander des dommages-intérêts.
Ce n’est pas à vous, élu, d’engager l’action à sa place. Votre rôle est d’informer, pas de représenter.
Conseiller le salarié pour la suite
Vous pouvez orienter le salarié vers les options disponibles :
- Accepter la décision.
- Négocier un accord, une rupture conventionnelle si vous souhaitez quitter l’entreprise.
- Ou saisir les juridictions compétentes.
Rappelez au salarié que vos conseils ne remplacent pas ceux d’un avocat ou d’un conseiller juridique. Votre mission s’arrête à l’assistance et au soutien.
Le saviez-vous ?
Un élu CSE bénéficie d’une protection contre toute sanction liée à son rôle d’assistant. L’employeur ne peut pas vous reprocher votre accompagnement.
Tableau récapitulatif : rôle de l’élu CSE avant, pendant et après l’entretien disciplinaire
Bonus pour assister un salarié lors d’un entretien disciplinaire
Voici 2 outils pratiques qui peuvent vous aider à bien accompagner et assister un salarié lors d’un entretien disciplinaire.
Check-list complète à imprimer avant chaque entretien
Préparer un accompagnement demande de la méthode. Voici les points à vérifier systématiquement :
- Vérifier le courrier de convocation : délai de 5 jours ouvrables, mentions obligatoires, droit à l’assistance.
- Rappeler au salarié ses droits procéduraux et clarifier vos missions d’élu CSE.
- Contrôler la date, l’heure et le lieu de l’entretien.
- Vérifier le respect du règlement intérieur et la convention collective
- Préparer un support pour prendre des notes fiables pendant l’échange.
- Anticiper la réaction à adopter en cas de procédure irrégulière.
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Résumé des rôles : salarié, élu CSE, employeur
Bien assister un salarié lors d’un entretien disciplinaire passe aussi par une compréhension claire des rôles de chacun.
FAQ
Qui peut être présent lors d’un entretien disciplinaire ?
Lors d’un entretien disciplinaire, le salarié peut être accompagné par un collègue de l’entreprise ou un représentant du personnel. Si l’entreprise n’a pas de délégation du personnel, il peut choisir un conseiller du salarié inscrit sur une liste préfectorale.
Quand le salarié doit informer son employeur de la présence d’un conseiller ?
Aucun délai n’est imposé par la loi. Le salarié peut prévenir l’employeur le jour même de l’entretien. L’absence de prévenance ne peut pas justifier le refus d’assistance.
Est-ce que l’employeur peut se faire assister lors d’un entretien préalable au licenciement ?
Oui, mais uniquement par une personne interne à l’entreprise, par exemple un responsable RH ou un manager. L’employeur ne peut pas être accompagné par un avocat ou un tiers extérieur.
Est-il obligatoire de rédiger un compte rendu d’entretien disciplinaire ?
La rédaction d’un compte rendu n’est pas obligatoire légalement. Toutefois, elle est fortement conseillée pour garder une trace écrite du déroulement de l’entretien et sécuriser la procédure.
Comment bien se préparer à une rencontre disciplinaire ?
Le salarié doit relire sa convocation, vérifier les délais et s’informer sur ses droits. Un échange préalable avec l’assistant choisi (élu CSE, collègue, conseiller du salarié) permet de clarifier les arguments et préparer une défense adaptée.
Quelles sanctions encourt un salarié qui ne se rend pas à l’entretien préalable de licenciement ?
L’absence du salarié n’empêche pas l’entretien d’avoir lieu. L’employeur peut poursuivre la procédure et prononcer la sanction, y compris un licenciement. Le salarié perd ainsi l’occasion de présenter sa version des faits.
Comment assister un salarié lors d’un entretien disciplinaire ?
Pour assister un salarié lors d’un entretien disciplinaire, l’accompagnant doit adopter une posture de soutien. Il veille au respect des droits, prend des notes, intervient pour demander des précisions et aide le salarié à répondre. Il ne remplace pas le salarié, mais sécurise la procédure et rééquilibre l’échange face à l’employeur.
